Use-Case-Protokoll

Kunde (Firma)

Standort

Ansprechpartner

Rolle

Datum Termin

Bereich / Abteilung

Vertrieb (intern)

Projektname (intern)

Kurzbeschreibung Use Case

Auslöser / Problem

Prozess heute (IST) - max. 5 Schritte

1

2

3

4

5

Systeme / Tools im Einsatz

Medienbrüche vorhanden?

Ja Nein

Häufigkeit

Pain Points (Top 3)

IST-Zustand

Bearbeitungszeit (Min/Vorgang)

Vorgänge pro Monat

Nacharbeit (Std/Monat)

Beteiligte Personen (FTE)

Stundensatz (€)

SOLL-Zustand

Bearbeitungszeit (Min/Vorgang)

Vorgänge pro Monat

Nacharbeit (Std/Monat)

Beteiligte Personen (FTE)

Stundensatz (€)

Erwartete Verbesserungen

Entfallende Schritte

Kategorien der Verbesserung

Weniger Fehler Schnellere Durchlaufzeit Bessere Transparenz Besserer Service

Benötigte Daten

Datenquellen / Systeme

Datenformate

Strukturiert (DB/CSV) Semi-strukturiert (JSON/XML) Unstrukturiert (PDF/Mail)

Zugriff möglich über

DSGVO/Compliance relevant?

Ja Nein Unklar

Datenqualität (1 = schlecht, 5 = sehr gut)

Vollständigkeit

Korrektheit

Konsistenz

Aktualität

PoC-Ziel / Hypothese

Scope (IN)

Out of Scope

Gewünschter Start

Dauer

Umgebung

Erfolgskriterien (Go/No-Go)

Risiken / Blocker

Aufwand Kunde

Aufwand GPC3X (Tage)

Budget vorhanden?

Ja Nein Unklar

Budgethöhe (€)

Budgettyp

Entscheider (Name)

Rolle

Zeithorizont

Benötigte Infos/Dokumente vom Kunden

Kleinster sinnvoller Pilotumfang

Nächster Termin

Verantwortlich (intern)

Notizen / Zitate / Sonstiges